FEGA-datan uudelleenkäytön mahdollistaminen

Pääsy CSC:llä säilytettävään ja rajoitetuin käyttöoikeuksin julkaistut dataan hallinnoidaan rekisterinpitäjän tai tämän edustajien toimesta SD Apply -palvelussa. Jotta voit mahdollistaa Suomen federoidussa EGA:ssa (FEGA) säilytettävien aineistojen uudelleenkäytön, sinun tulee lisätä organisaatiosi tarjoamat aineistot SD Applyn katalogiin. Huomaa, että kun käytät SD Applyta FEGA:ssa säilytettävien aineistojen käyttöoikeuksien hallintaan, organisaatiollasi tulee olla voimassa oleva palvelusopimus CSC:n kanssa. Lue lisää FEGA-sopimuksista.

Rekisterinpitäjänä olet vastuussa seuraavista:

Aineistojen lisääminen SD Applyn katalogiin yhdessä hakemuslomakkeen ja ehtojen kanssa.
Edustajien (Data Access Committee, DAC) nimeäminen hallinnoimaan organisaatiosi aineistoihin kohdistuvia käyttölupahakemuksia.
Datan uudelleenkäytön käyttöehtojen määrittely.

Data Access Committeen (DAC) muodostaminen

Ennen kuin alat lisätä tietoja SD Applyhin, suosittelemme keskustelemaan organisaatiosi sisällä mahdollisuudesta muodostaa yleinen Data Access Committee (DAC), joka hallinnoi pääsyä kaikkiin aineistoihin, joiden rekisterinpitäjä organisaatiosi on.

DAC vastaa seuraavista:

Uusien FEGA-julkaisujen koordinointi ja hyväksyntä organisaation sisällä: Federated EGAan organisaatiosi nimissä ja rekisterinpitäjyydessä julkaistavien aineistojen tarkastelu.
Organisaation aineistojen käyttöoikeuksien hallinta: DAC:n hallinnoimiin aineistoihin kohdistuvien käyttölupahakemusten arviointi sen varmistamiseksi, että ne noudattavat määriteltyjä ehtoja, säädöksiä ja eettisiä ohjeita.

Aineiston lisääminen SD Applyn katalogiin

SD Apply Infograph

Aineistojen lisääminen SD Applyhin ensimmäistä kertaa tehdään tiiviissä yhteistyössä CSC:n asiakastuen kanssa, sillä prosessi voi olla hieman monimutkainen. Varaa prosessille aikaa ja valmistaudu keskustelemaan lakitiimisi kanssa uudelleenkäyttöön tarvittavista sopimuksista. Alla on yleiset ohjeet, jotka auttavat sinua prosessin läpi.

Vaiheittainen opas

1. Organisaatioprofiilin pyytäminen

Ennen kuin voit lisätä tietoja SD Applyhin, CSC:n asiakastuen tulee luoda organisaatioprofiili ja asettaa sinut organisaation ylläpitäjäksi.

Lähetä sähköposti osoitteeseen servicedesk@csc.fi otsikolla "SD services" pyytääksesi profiilin luomista.
Kirjaudu sisään SD Apply -palveluun.
Ilmoita asiakastuelle, että olet kirjautunut sisään. Asiakastuki lisää sinut oikeaan organisaatioon.
Asiakastuki ilmoittaa sinulle, kun voit aloittaa aineistojen lisäämisen SD Applyhin.

Note

Käytä aina samaa identiteetin tarjoajaa (Haka/Virtu tai CSC-tunnus) kirjautuessasi SD Applyhin, koska roolisi ja hallinnoimasi aineistot on liitetty kirjautumisidentiteettiisi.

2. Lisää aineisto katalogikohteena

Katalogikohde mahdollistaa aineistosi käyttöoikeuden hakemisen SD Applyn kautta. Kun lisäät aineistoja SD Applyhin, sinun tulee ensin luoda:

Lomake: Hakemuslomake, jossa hakijat voivat perustella käyttölupahakemuksensa.
Ehdot (valinnainen): Käyttösopimukset, jotka kuvaavat, miten hakijat voivat käyttää dataa uudelleen.
DAC: Data Access Committee käsittelee hakemukset.
Tunniste: aineiston tekninen tunniste, esimerkiksi DOI.

Tämän jälkeen yhdistät nämä osat luomalla katalogikohteen. Voit myös käyttää olemassa olevia osia uudelleen.

Note

Sinun tulee luoda lomake-, ehdot-, DAC- ja tunnistekohteet ennen katalogikohteen luomista.

2.1. Luo hakemuslomake

Rekisterinpitäjä määrittelee, mitä tietoja hakijan tulee antaa hakemuslomakkeessa saadakseen pääsyn dataan.

Kirjaudu SD Applyhin ja siirry kohtaan Administration > Forms.
Valitse Create form.
Anna lomakkeelle kuvaava nimi. Nimi näkyy lomakeluettelossa, jotta löydät sen helpommin, mutta sitä ei näytetä hakijalle.
Anna lomakkeelle otsikko. Tämä näytetään hakijalle.
Lisää kentät, jotka haluat sisällyttää hakemukseen. Oikealla puolella oleva esikatselu näyttää, miltä hakemuslomake näyttää hakijalle. Kenttätyypit on selitetty tarkemmin alla.
Valitse Save, kun lomake on valmis.

Note

Voit muokata lomaketta vain niin kauan kuin sitä ei ole liitetty katalogikohteeseen.

Voit sisällyttää SD Applyn hakemuslomakkeeseen ne sopimusten osat, jotka tulee täyttää suoraan siellä. Sopimuksen muu sisältö voidaan toimittaa PDF-liitteenä ja lisätä ehtoihin SD Applyssa, jolloin hakijat voivat tarkistaa ja hyväksyä ehdot sähköisesti pyytäessään pääsyä aineistoon. Näin hakijat voivat täyttää tarvittavat osiot SD Applyssa ja hyväksyä käyttöehdot ilman, että asiakirjoja tarvitsee allekirjoittaa käsin. Keskustele tästä mahdollisuudesta organisaatiosi lakitiimin kanssa.

Lomakekenttien selitykset

Hakemuksen otsikko: Käytä tätä kenttää, jos haluat hakijoiden antavan hakemukselleen nimen.
Valintalista: Käytä valintalistaa, jos haluat hakijan valitsevan yhden annetuista vaihtoehdoista. ID-koodi on vaihtoehdon tunniste. Se näkyy esimerkiksi raporteissa, mutta hakija näkee vain nimikekentät. Esimerkiksi: voit käyttää “Y” ID-koodina Kyllä-vaihtoehdolle ja “N” Ei-vaihtoehdolle.
Monivalintalista: Käytä monivalintalistaa, jos haluat hakijan valitsevan yhden tai useamman annetuista vaihtoehdoista.
Taulukko: Määritä taulukolle sarakkeet. Hakija voi lisätä niin monta riviä kuin haluaa. Kaikki sarakkeet ovat pakollisia jokaisella rivillä. Voit vaatia hakijaa täyttämään vähintään yhden rivin.
Sähköpostiosoite: Sähköpostiosoitekenttä validoi hakijan antaman sähköpostiosoitteen.
Liite: Hakija voi lisätä yhden tai useamman liitteen.
Nimiö: Käytä nimiöitä kuvailevina teksteinä, jos haluat antaa hakijalle lisätietoa, kuten ohjeita, jostakin kentästä.
Otsikko: Harkitse otsikoiden käyttöä, jos haluat jakaa hakemuslomakkeen osioihin.
Puhelinnumero: Puhelinnumero kansainvälisessä muodossa (E.164), esim. +14155552671.
IP-osoite: IP-osoitekenttä validoi hakijan antaman IP-osoitteen IPv4- tai IPv6-muodossa. IP-osoite ei saa kuulua tunnettuun yksityiseen osoitealueeseen.

Ehdollisten kenttien luominen

Tarvittaessa voit luoda kenttiä, jotka piilotetaan tai näytetään hakijalle hänen vastaustensa perusteella.

Voit esimerkiksi luoda valintalistan “Haluatko lisätä liitteitä?” Kyllä - Ei. Jos hakija valitsee “Kyllä”, liitekenttä näytetään hakijalle. Jos hän valitsee “Ei”, hän ei näe liitekenttää.

Note

Ehdolliset kentät toimivat vain Valintalista- ja Monivalintalista-kenttien kanssa.

Luo Option list ja täytä vaihtoehdot
Luo toinen kenttä millä tahansa kenttätyypillä.
Juuri luomassasi kentässä valitse Additional settings>Visible>Only if
Field: Etsi aiemmin luomasi Option list pudotusvalikosta
Has one of the values: Valitse, milloin haluat listan näkyvän. Tässä esimerkissä kenttä 2 "Add one or multiple attachments" näytetään, jos hakija valitsee kentässä 1 "Do you want to add attachments?" vaihtoehdon "Yes".

Voit testata kenttien toimintaa sivun oikealla puolella olevassa Preview-osiossa.

2.2. Luo ehdot

Ehdot määrittelevät sopimukset ja käyttöehdot, jotka hakijan on hyväksyttävä saadakseen pääsyn dataan. Ehdot näytetään osana hakemuslomaketta, ja jokaisen käyttöoikeutta hakevan tutkimusryhmän jäsenen on hyväksyttävä ehdot ennen kuin hän voi saada pääsyn dataan.

Voit luoda kolmenlaisia ehtoja:

Ulkoinen linkki: Anna linkki ulkoiselle sivulle, jolla käyttöehdot sijaitsevat. Käytä linkkejä esimerkiksi silloin, kun haluat lisensoida resurssisi standardoiduilla lisensseillä, kuten Creative Commons.
Teksti suoraan lomakkeessa: Kirjoita käyttöehdot, jotka näytetään hakijalle hakemuslomakkeessa.
Liite: Lataa tiedosto palveluun, jonka hakija voi ladata ja hyväksyä täyttäessään hakemuslomaketta. Suosittelemme PDF-muotoa. Suosittelemme laatimaan ehtoliitteet siten, että hakija voi hyväksyä ne hyväksymällä käyttöehdot sähköisesti SD Applyssa.

Data Access Policies Suomen federoidussa EGA:ssa

Datan tallentaminen Suomen federoituun EGA:han edellyttää useita sopimuksia: Federated EGA -palvelusopimuksen sekä Data Access Agreementin, johon sisältyy Data Transfer Agreement.

Data Access Agreement: Data Access Agreement (DAA) on sopimus Data Access Committeen (DAC) ja datan uudelleenkäyttöä varten käyttöoikeutta hakevan hakijan välillä. DAA:n kautta rekisterinpitäjä voi määritellä datan uudelleenkäytön ehdot ja rajoitukset, mukaan lukien datan käyttöä, julkaisemista, lataamista ja käyttöoikeutta koskevat ehdot. DAA:n tulee sisältää myös Data Transfer Agreement (DTA), joka on tarpeen, kun EU:n/ETA:n ulkopuolisilta alueilta tulevat tutkijat käyttävät dataa SD Desktopin kautta. DAA ja DTA sisällytetään SD Applyn ehtoihin. Lisätietoja saat oman organisaatiosi lakipalveluista. Voit ladata esimerkkipohjan, jonka EGA tarjoaa.

Keskustele organisaatiosi lakiasiantuntijoiden kanssa määritelläksesi tähän tarkoitukseen sopivat datan käyttöehdot.

Ehdot ovat valinnaisia. Et voi muokata ehtoja sen jälkeen, kun olet luonut ja tallentanut ne.

2.3. Luo DAC

Luomalla DAC:n määrität Data Access Committeen (DAC) jäsenet hakemusten käsittelijöiksi. He hyväksyvät tai hylkäävät organisaatiosi aineistoihin kohdistuvat käyttölupahakemukset ja saavat sähköposti-ilmoituksia uusista hakemuksista.

Voit valita kahden eri prosessin välillä: dynaaminen prosessi ja päättäjäprosessi. Valitse organisaatiollesi parhaiten sopiva. Muista antaa DAC:lle kuvaava nimi, jotta löydät sen myöhemmin helpommin.

Oletusprosessi: DAC:n jäsenet vastaavat täysin hakemusten hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Lisäksi mukana voi olla arvioijia ja päättäjiä. Vain yhden DAC-jäsenen tarvitsee hyväksyä hakemus.
Päättäjäprosessi: Oletusprosessin rajoitettu versio. DAC:n jäsenillä ei ole valtuuksia hyväksyä tai hylätä hakemuksia. Heidän on pyydettävä erillistä päättäjäkäyttäjää hyväksymään tai hylkäämään hakemus.

DAC-jäsenten määrittäminen

Lisää DAC-jäsenet hakemusten käsittelijöiksi hakemalla käyttäjää käyttäjätunnuksella tai etsimällä hänet pudotusvalikosta. Suosittelemme määrittämään DAC:lle useamman kuin yhden käsittelijän, jotta hakemusten käsittelyyn on riittävästi henkilöitä.

Note

Voit löytää käsittelijöiksi vain käyttäjiä, jotka ovat aiemmin kirjautuneet SD Applyhin. Jos et löydä etsimääsi käsittelijää, pyydä häntä kirjautumaan sisään ja yritä uudelleen.

Jos haluat piilottaa hakemusten käsittelijöiden (DAC, arvioijat, päättäjät) nimet hakijalta, valitse valintaruutu Anonymized handling.

DAC-jäsenet eivät saa ilmoitusta siitä, että heidät on määritetty käsittelijöiksi, mutta he saavat sähköposteja uusista hakemuksista.

Lomakkeen lisääminen DAC:hen

Jos tiedät, että kaikki organisaatiosi SD Applyssa hallinnoimat aineistot käyttävät samaa hakemuslomaketta, voit liittää luomasi lomakkeen DAC:hen valitsemalla lomakkeen pudotusvalikosta.

Jos haluat kysyä hakijalta aineistokohtaisia kysymyksiä, voit luoda kaksi hakemuslomaketta ja liittää yleiset kysymykset sisältävän lomakkeen DAC:hen sekä toisen, aineistokohtaisia kysymyksiä sisältävän lomakkeen katalogikohteeseen. Tällöin hakija näkee hakemuslomakkeen kahdessa osassa ja täyttää molemmat lomakkeet.

Ehtojen lisääminen DAC:hen

Jos tiedät, että kaikilla organisaatiosi SD Applyssa hallinnoimilla aineistoilla on samat käyttöehdot ja sopimukset, voit liittää luomasi ehdot DAC:hen valitsemalla ne pudotusvalikosta.

Valitettavasti meillä on tällä hetkellä tekninen 1 MB:n rajoitus PDF-liitteille. Optimoi PDF-tiedostosi ennen kuin lisäät sen SD Applyhin.

Näin nämä ehdot lisätään automaattisesti kaikkiin katalogikohteisiin, jotka käyttävät samaa DAC:ta. Voit myös lisätä aineistokohtaisia käyttöehtoja liittämällä ehdon tunnisteeseen.

2.4. Luo tunniste

Kun tutkija toimittaa dataa Federated EGA:han, hän saa aineistolleen yksilöllisen tunnisteen, esimerkiksi EGAD12345. Jotta aineisto voidaan asettaa uudelleenkäytettäväksi SD Applyn kautta, FEGA-julkaisun tekijän tulee lähettää tämä tunniste rekisterinpitäjälle, jotta se voidaan lisätä SD Applyhin.

Lisää FEGA-julkaisun tekijältä saamasi tunniste tunnistekenttään.
Valitse ehdot, jotka haluat liittää tunnisteeseen, valitsemalla luomasi ehdot pudotusvalikosta. Ehdot ovat valinnaisia.

Note

Et voi muokata tunnistetta sen jälkeen, kun olet luonut ja tallentanut sen. Jos haluat muuttaa jotain tunnisteen luomisen jälkeen, sinun tulee luoda uusi tunniste ja arkistoida vanha.

2.5. Luo katalogikohde

Katalogikohde yhdistää luomasi osat yhdeksi aineistoksi, johon hakija voi hakea käyttöoikeutta.

Anna otsikkokenttään aineistolle kuvaava nimi. Tämä helpottaa hakijoita tunnistamaan, mihin aineistoon he haluavat hakea käyttöoikeutta.
Jos aineistosta on lisätietoa toisella verkkosivustolla, voit lisätä linkin More info -kenttään.
Valitse luomasi DAC pudotusvalikosta.
Valitse SD Applyhin lisättävän aineiston tunniste tunnistepudotusvalikosta.
Jos et liittänyt lomaketta DAC:hen, valitse luomasi hakemuslomake pudotusvalikosta.
Valitse kategoriaksi FEGA.
Ota katalogikohde käyttöön, jotta se näkyy hakijoille. Katalogikohde on aluksi pois käytöstä, joten kukaan ei voi hakea siihen käyttöoikeutta ennen kuin se otetaan käyttöön. Kun otat katalogikohteen käyttöön, se näkyy aineistona Catalogue-sivulla.

Katalogikohteiden muokkaaminen

Voit muokata katalogikohteen nimeä, organisaatiota ja lisätietolinkkejä valitsemalla edit.

Note

Tallennuksen jälkeen et voi muokata katalogikohteeseen liitettyä lomaketta, DAC:ta tai tunnistetta. Muokkaaminen ei myöskään ole mahdollista, jos jokin katalogikohteen osa on poistettu käytöstä.

Jos haluat muuttaa yhden tai useamman katalogikohteen hakemuslomaketta ja/tai DAC:ta, valitse muokattavat katalogikohteet napsauttamalla valintaruutua ja valitse sitten Update catalogue item.

Tämä poistaa vanhan katalogikohteen käytöstä ja arkistoi sen sekä luo uuden päivitetyn katalogikohteen. Tämä tarkoittaa, että hakijat eivät enää näe vanhaa katalogikohdetta eivätkä voi hakea siihen käyttöoikeutta.

Useampien aineistojen lisääminen organisaatiosi alle

Kun olet kerran luonut lomakkeen, tarvittavat ehdot ja DAC:n, voit käyttää näitä osia uudelleen tulevissa aineistojen lisäyksissä, jos aineistoilla on sama DAC.

Lisää uusi aineisto SD Applyn katalogiin samalla DAC:lla:

Luo uusi tunniste. FEGA-julkaisun tekijän tulee toimittaa sinulle aineistonsa yksilöllinen tunniste.
Luo katalogikohde yhdistämällä aiemmin luomasi osat (tunniste, lomake, DAC)
Ota katalogikohde käyttöön, jotta se näkyy hakijoille.

Varmista, että tarvittavat sopimukset on liitetty joko käyttämääsi DAC:hen tai jokaiseen uuteen tunnisteeseen, jonka lisäät SD Applyhin.

Kohteiden poistaminen käytöstä ja arkistointi

Voit poistaa käytöstä ja arkistoida kaikki kohteet. Poistaminen ei ole mahdollista, koska haluamme tarjota tietoturvasyistä täydellisen tapahtumahistorian.

Kohteiden poistaminen käytöstä

Kun poistat kohteen, esimerkiksi lomakkeen, käytöstä, sitä ei voida enää käyttää uusissa katalogikohteissa. Käytöstä poistetut kohteet piilotetaan pudotusvalikoista.

Jos poistat katalogikohteen käytöstä, hakija ei voi enää hakea siihen käyttöoikeutta. Jos hän on kuitenkin hakenut käyttöoikeutta katalogikohteeseen ennen käytöstä poistamista, käsittelijä voi silti saattaa hakemusprosessin loppuun ja hyväksyä tai hylätä hakemuksen.

Voit ottaa käytöstä poistetut kohteet uudelleen käyttöön.

Arkistointi

Arkistointi piilottaa kohteen hallintanäkymästä ja hakijoilta. Jos haluat nähdä arkistoidut kohteet, valitse Display archived. Suosittelemme arkistoimaan vanhat kohteet, jotka eivät ole enää käytössä.

Voit palauttaa arkistoidut kohteet näkyviin.

Käsittelijöitä varoitetaan, jos katalogikohde, johon hakija on hakenut käyttöoikeutta, on poistettu käytöstä tai arkistoitu.

Tuki

Jos sinulla on kysyttävää SD Applyn käytöstä, ota yhteyttä CSC Service Deskiin (aihe: SD Apply).